การทำ KM มีเครื่องมือช่วยหลายเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้เข้าร่วมกิจกรรมได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างกัน  แต่ก่อนที่จะใช้เครื่องมือต่างๆ เหล่านั้น  ควรมีกิจกรรมเสริมสร้างการรู้จักคุ้นเคยกันเสียก่อน  เครื่องมือหนึ่งที่จะช่วยทำให้ผู้เข้าร่วมกิจกรรมเกิดการรู้จักคุ้นเคยกันที่ผมใช้เป็นประจำคือเครื่องมือที่เรียกว่า “AROUND THE CLOCK LEARNING FRIENDS”  แต่วันนี้จะพูดถึง KM Cafe’ ก่อนครับ
ในวันสัมมนามีผู้เข้าร่วมสัมมนาที่เป็นมือใหม่หัดขับประมาณ 60 คน  มีขั้นตอนการทำ KM Cafe’ ดังนี้ครับ
1. แบ่งกลุ่มออกเป็น 15 กลุ่มๆละ 4 คน นั่งล้อมวง
2. กำหนดหัวข้อเพื่อการแลกเปลี่ยนเรียนรู้  (ทั้ง 15 กลุ่มใช้หัวข้อเดียวกัน) โดยFacilitator เป็นผู้แจ้งให้ทุกกลุ่มทราบ เช่น “วิธีการหรือเทคนิคการลดความขัดแย้งของทีมงาน”
3. แจกกระดาษ Flipchart ให้กลุ่มละ 1 แผ่น และให้แต่ละกลุ่มหาอาสาสมัคร 1 คนเพื่อเขียน
4. ทั้ง 4 คนในแต่ละกลุ่ม ผลัดเปลี่ยนกันเล่าถึงเทคนิคการลดความขัดแย้งของทีมงาน โดยมีอาสาสมัครทำหน้าที่เขียน ให้เวลาเล่าคนละประมาณ 3 นาที โดยผู้ที่เป็นอาสาสมัครเริ่มเล่าก่อน
5. เมื่อทั้ง 4 คนเล่าเสร็จให้ร่วมกันสรุปแล้วเขียนลงบนแผ่นกระดาษที่แจกให้ เป็นอันจบรอบที่ 1
6. ในรอบที่ 2 ให้ทำเช่นเดิมแต่ให้เปลี่ยนกลุ่ม กล่าวคือ ให้ผู้ที่เป็นอาสาสมัครในแต่ละกลุ่มอยู่ที่เดิมไม่ต้องเปลี่ยนกลุ่ม ส่วนอีก 3 คนให้เปลี่ยนไปกลุ่มอื่นแต่กลุ่มใหม่ที่เปลี่ยนไปนั้นทั้ง 3 คนต้องไม่เจอกันอีกนะ
7. ในรอบที่ 2 นี้เมื่อมีสมาชิกใหม่มารวมกันแล้ว ให้ผู้เป็นอาสาสมัครประจำกลุ่ม ซึ่งไม่ได้เคลื่อนย้ายไปไหน ทำหน้าที่เล่าให้ทั้ง 3 คนใหม่ฟังว่า ในรอบที่แล้วได้มีการพูดถึงเทคนิคอะไรบ้างในการลดความข้ดแย้งของทีมงาน จากนั้นให้ทั้งสามคนใหม่เล่าเล่าถึงเทคนิคการลดความขัดแย้งของทีมงานเพิ่มเติม
8. รอบที่ 3 ทำเช่นเดิม เช่นเดียวกับรอบที่ 1 และ 2 โดยผู้ที่เป็นอาสาสมัครก็ยังคงประจำกลุ่มและทำหน้าที่เช่นเดิม ดังนั้น ทั้ง 3 รอบจึงเป็นเรื่องเล่าที่เล่าถึงเทคนิคการลดความขัดแย้งถึง 10 เรื่องเล่า ซึ่งแต่ละกลุ่มได้ร่วมกันสรุป เป็นองค์ความรู้เรื่อง “เทคนิคการลดความขัดแย้งของทีมงาน”
9. นำแผ่นกระดาษที่เขียนเป็นองค์ความรู้ดังกล่าวไปติดผนังห้อง  เพื่อให้แต่ละคนเดิน Shoping ความรู้ที่ได้จากกิจกรรม KM Cafe’
นี่แหละครับ  KM Cafe’ ที่เอื้อให้ผู้เข้าร่วมกิจกรรมได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้ซึ่งกันและกัน